2　文書管理主任は、前条各号に掲げる事務について文書管理者を補佐するとともに、文書管理者の指示の下に、行政文書の収受、配布及び発送に関する事務(職員が電子的方式により直接受信した電子文書に係るものを除く。)を行うものとする。

2　職員は、文書の作成に当たっては、総務部長が別に定める場合を除くほか、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)の定めるところによらなければならない。

3　文書は、次に掲げるものを除き、左横書きとしなければならない。

4　文書を作成するときは、総務部長が別に定めるものを除き、日本産業規格A列4番の用紙を使用しなければならない。

2　前項の規定による登録をする場合において、当該登録に係る文書の収受の日時がその効力に影響を及ぼすものであるときは、当該文書に併せて、当該文書を受信した日時(当該文書の内容が、市の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録された日時をいう。)が分かる資料を添付しなければならない。

2　担当職員は、国の機関、県の機関等からの通達等で例規となる文書の配布を受けたときは、必要に応じて当該文書の上部余白に「例規」と朱書して処理の上、必要のあるものはその写しを関係課等に配布しなければならない。

2　前項ただし書の場合において、起案者は、当該文案等に文書管理システムにより出力した別に定める様式による添付文書管理票を添えて起案等を行うものとする。

2　前項の規定に基づき起案した場合において、回議案の重要な事項を訂正し、又は添削するときは、当該訂正し、又は添削する箇所に認印を押印しなければならない。

2　起案の内容が同一の文案に基づき処理することができるものである場合において、当該文案を例文とすることについて前2条の規定により起案し、第21条の規定による決裁を完了したときは、前項の帳簿を設けて起案することができる。この場合において、当該起案に係る帳簿には、当該文案を例文とすることについて同条の規定による決裁を完了した回議案(以下「原議」という。)を添付しなければならない。

2　回議案で他課等に関係のあるものは、当該他課等の長に合議しなければならない。ただし、あらかじめ、当該他課等の長と協議し、又は当該他課等の長に回議案の写しを送付して意見を求めて、意見の調整がされた場合は、この限りでない。

3　合議は、必要かつ最小限の範囲にとどめ、効率的な事務処理に努めなければならない。

4　第2項の規定により合議する場合において、当該他課等の長が当該回議案について意見を異にするときは、当該他課等の長は、当該回議案に係る事務を担当する課等の長に協議し、協議が整わないときは、当該事務を担当する課等の長は、上司の指示を受けなければならない。

5　回議案の合議先が2以上の課等にわたる場合は、関係課等の長の表示は、合議を経る順序に記載しなければならない。

2　決裁権者が不在等のため、市長部局代決専決規程に定める決裁区分に応じ、代決した場合にあっては、代決者は、文書管理システムに代決の登録をしなければならない。ただし、第16条から第18条までの規定に基づく起案にあっては、回議案に「代決」と朱書しなければならない。

3　回議案で急を要するもの又は秘密を要するもの若しくは重要なものは、その内容について十分に説明をできる者が、回議又は合議をする者及び決裁権者に当該回議案の内容を説明し、決裁を受けなければならない。

2　前項の規定は、原議の施行前に当該原議を廃案し、又は当該原議の内容に変更を加える必要が生じた場合について準用する。この場合において、同項中「決裁が完了する前」とあるのは「原議の施行前」と、「回議案」とあるのは「原議」と、「既に回議又は合議した者」とあるのは「決裁権者」と読み替えるものとする。

3　第1項ただし書(前項において読み替えて準用する場合を含む。)の規定に基づき処理する場合には、起案者は、回議案(同項において読み替えて準用する場合にあっては、原議)に当該処理の内容及び理由を付記しなければならない。

2　行政文書の番号は、会計年度(前項第1号に掲げる行政文書にあっては、暦年)間を通ずる連続の番号を用いなければならない。ただし、同一事案に係るものについては、当該年度内に限り、同一番号を用いることができる。

2　契約、登記、証明等関係の行政文書(電子文書を除く。)で、書類の枚数が2枚以上にわたるものは、その両面にかけて、割印を押印しなければならない。ただし、袋とじをした行政文書については、のり付けの箇所に割印を押印しなければならない。

2　電子署名の付与を受けようとするときは、当該電子文書及び原議を示し、公印規程(平成18年久慈市訓令第9号)第2条第1項に規定する管守責任者であって市長があらかじめ指定する者(以下「電子署名付与者」という。)に、電子署名の付与を請求しなければならない。

3　電子署名付与者は、前項の規定による請求があったときは、電子文書と原議とを照合し、電子署名を付与することが適当と認めるものについて電子署名の付与を行うものとする。

2　行政文書の浄書を終えたときは、課等において必要に応じて校合を行うものとする。

2　前項の規定により行政文書を再発行するときは、必要に応じ、当該行政文書の上部余白に「再発行」の表示をするものとする。

2　総務課において行政文書及び物品を発送するときは、各課等において封入又は包装をし、封皮に宛先を記載して、総務課に回付し、発送の手続を執らなければならない。ただし、次項の規定により合封して行政文書を発送するときは、封入を要しないものとする。

3　岩手県庁宛の行政文書で各課等から依頼のあったものは、総務課において合封して発送しなければならない。

4　郵便により行政文書及び物品を発送するときは、原則として、料金後納郵便物差出票(様式第3号)に所要事項を記載の上、発送の手続を執らなければならない。

2　実施機関は、能率的な事務又は事業の処理及び行政文書等の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認める行政文書等を除き、適時にファイルにまとめなければならない。

3　前項の場合において、実施機関は、実施機関の定めるところにより、当該ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

4　実施機関は、第1項及び前項の規定により設定した保存期間及び保存期間の満了する日(この項の規定に基づき延長された後の保存期間及び保存期間の満了する日を含む。)を延長することができる。

2　ファイル等の名称は、保有している行政文書を体系的に管理し、迅速に検索することができるように、文書管理者が所掌する事務又は事業の内容を的確に反映させて定めるものとする。

2　ファイル等の保存期間の起算日は、ファイル等を作成し、又は取得した日(以下「文書作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。

3　前項の規定は、次に掲げるファイル等については、適用しない。

2　文書管理者は、電子文書について、その正確性及び可視性を維持するために必要がある場合には、当該電子文書が記録されている媒体を他の媒体に変換することができる。この場合において、文書管理者は、当該他の媒体に変換される前の媒体に記録されているファイル等(以下「変換前のファイル等」という。)と当該他の媒体に記録されているファイル等(以下「変換後のファイル等」という。)が同一であることを確認したときは、第41条の規定にかかわらず、変換後のファイル等を原本とし、変換前のファイル等を廃棄することができる。

3　職員は、検討資料を作成するために収集した関係資料、起案等に際しての下書き、業務の参考とするために保有している資料その他の行政文書に該当しない当該職員が保有する文書について、ファイル等と明確に区分して保管しなければならない。

2　文書管理者は、前項の規定により廃棄することとしたファイル等について、自ら廃棄しなければならない。この場合において、当該ファイル等に情報公開条例(平成18年久慈市条例第20号)第7条の規定により公にすることができない情報が記録されているときは、当該記録されている部分を削除し、裁断する等の処理をしなければならない。

3　総務部長は、第1項の規定により廃棄したファイル等について、文書管理システムに廃棄した年月日を登録しなければならない。

2　文書管理者は、保存期間が満了するファイル等について、その所掌する事務又は事業の遂行上必要があると認めるときは、その必要な限度において、一定の期間を定めて当該ファイル等の保存期間及び保存期間の満了する日を延長することができる。

2　総務部長は、前項の規定による報告を受けた場合には、当該紛失又は誤廃棄の原因を調査し、必要に応じてこれらの防止のための改善措置を講じなければならない。

この訓令は、平成18年3月6日から施行する。

この訓令は、平成18年7月1日から施行する。

この訓令は、平成18年10月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月28日から施行する。

この訓令は、平成22年12月24日から施行する。

この訓令は、平成23年3月25日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、改正後の行政文書管理規程の規定は、平成23年4月1日から適用する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月16日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年9月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年7月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年2月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年10月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和5年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正後の行政文書管理規程第4章から第6章までの規定は、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)以後に収受し、又は起案する文書について適用し、施行日前に収受し、又は起案した文書並びにその施行、保管及び保存については、なお従前の例による。