○市長が保有する行政文書の管理に関する規則

平成18年3月6日

規則第9号

(目的)

第1条 この規則は、市長が保有する行政文書の管理に関し必要な事項を定めることにより、当該行政文書の適正な管理を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 本庁 市長部局行政組織規則(平成18年久慈市規則第4号)第2章に規定する本庁、同規則第4章に規定する福祉事務所及び会計管理者補助組織規則(平成18年久慈市規則第5号)第2条に規定する会計課をいう。

(2) 山形総合支所 市長部局行政組織規則第3章に規定する久慈市役所山形総合支所をいう。

(3) 出先機関 市長部局行政組織規則第3章に規定する支所(山形総合支所を除く。)及び同規則第5章に規定する公の施設等をいう。

(4) 課等 本庁及び山形総合支所の課及び室並びに出先機関をいう。

(5) 課長等 課等の長をいう。

(6) 行政文書 本庁、山形総合支所及び出先機関(以下「本庁等」という。)の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、当該本庁等の職員が組織的に用いるものとして、当該本庁等が保有しているものをいう。ただし、久慈市立図書館その他の機関において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているものを除く。

(行政文書の管理体制)

第3条 総務部長は、行政文書の管理に関する事務を統括する。

2 課等に、行政文書に関する事務の適正な管理及び運営を図るため、文書管理者を置き、課長等をもって充てる。

3 課等に、文書管理者を補佐し、又は行政文書の整理、保管等に関する事務を処理するため、別に定めるところにより、文書管理主任を置く。

(行政文書の作成及び保存)

第4条 本庁等の事務処理に当たっては、処理内容等を正確かつ簡明に記録した行政文書を作成するとともに、必要な期間保存しなければならない。

2 迅速な処理を要するもの、事務処理の内容が軽微なものその他やむを得ない理由があるものについては、前項の規定にかかわらず、行政文書によらずに事務処理を行うことができる。この場合においては、事後において、速やかに行政文書を作成するものとする。

(行政文書の分類)

第5条 文書管理者は、作成し、又は取得した行政文書を系統的に分類し、検索を容易に行うことができるようにするとともに、当該分類に従って整理、保管及び保存が的確に行われるようにしなければならない。

(行政文書の保存期間)

第6条 文書管理者は、作成し、又は取得した行政文書について別表に掲げる保存期間の区分ごとに該当する行政文書の類型に基づき、保存期間を設定しなければならない。

2 前項の保存期間は、行政文書を作成し、又は取得した日の属する年度の翌年度の初日から起算するものとする。ただし、行政文書の性質等に応じて、暦年を単位とすること又は特定の日を期限とすることを妨げない。

3 設定した保存期間の終了前に行政文書を廃棄してはならない。ただし、当該行政文書を保有する目的が失われた場合その他正当な理由がある場合において、総務部長の承認を得たときは、この限りでない。

4 行政文書の開示について、法令等の規定に基づく請求が行われている場合又は係争中の場合においては、保存期間を経過したときであっても、その取扱いが確定するまでの間、当該行政文書を保存するものとする。

(行政文書の保管方法)

第7条 文書管理者は、行政文書をそれ以外のものと区分して、組織的な管理が適切に行うことができる場所において保管するものとする。

2 保管されている行政文書について、その正確性及び可視性を維持するために必要がある場合には、当該行政文書が記録されている媒体を他の媒体に変換することができる。この場合において、当該他の媒体に変換する前の媒体に記録されている行政文書は、前条第3項の規定にかかわらず、別に定めるところにより、廃棄することができる。

(保存期間が終了した行政文書の取扱い)

第8条 文書管理者は、保存期間が終了した行政文書について、別に定めるところにより、廃棄又は保存期間の延長の措置を講じなければならない。

2 文書管理者は、設定した保存期間が5年以上の行政文書について、引き続き原本を使用する必要がある場合を除き、行政文書を作成し、又は取得した日の属する年度の翌年度の初日から起算して3年を経過した日以後に、別に定めるところにより、総務部長に引き継がなければならない。

3 総務部長は、前項の規定による引継ぎを受けた行政文書で保存期間が終了したものを、別に定めるところにより、廃棄するものとする。ただし、文書管理者から保存期間の延長の申出があったときは、当該行政文書の保存期間を延長して保存しなければならない。

(保存期間の延長)

第9条 前条第1項及び第3項ただし書の規定により保存期間を延長する場合は、その保存の必要性を勘案した有期の延長とし、当該延長後にあっては、その保存の継続の必要性を適宜見直さなければならない。

2 前条第1項の保存期間の延長後において、当該行政文書を保有する目的が失われた場合には、保存期間の終了前であっても、総務部長の承認を得たときは、廃棄することができる。

(行政文書の管理台帳)

第10条 文書管理者は、行政文書の管理を的確に行い、その所在を明確にするとともに、開示請求の際の行政文書の検索を容易にするため、行政文書の分類、保存期間等を記載した管理台帳を作成しなければならない。

2 管理台帳には、設定した保存期間が3年以上の行政文書を記載するものとする。

3 管理台帳は、市長が指定する場所において、一般の閲覧に供するものとする。

4 管理台帳は、個人情報の保護等の観点から必要がある場合には、記載を簡略化することができる。

5 前各項に定めるもののほか、管理台帳に関し必要な事項は、別に定める。

(電磁的記録の管理)

第11条 電磁的記録のうち行政文書に該当するものの保存等については、この規則に定めるもののほか、別に定める。

(補則)

第12条 この規則に定めるもののほか、行政文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。

附 則

この規則は、平成18年3月6日から施行する。

附 則(平成19年3月29日規則第17号)

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成22年4月27日規則第13号)

この規則は、平成22年4月28日から施行する。

別表(第6条関係)

保存期間の区分

行政文書の類型

永年保存とするもの

1 基本的な政策決定に関するもの

2 主要な業務の実績を記録したもの

3 組織及び定数に関するもの

4 市民の権利義務に関するもので重要なもの

5 行政文書の管理及び保存に関するもの

6 前各号に掲げる行政文書に類するもので永年保存を必要とするもの

10年保存とするもの

1 政策の実施及び政策内容の確認に関するもの

2 政策決定の参考としたもの

3 対外的な権利義務関係を生ずるもの

4 政策決定に関する会議に提出したもの

5 統計及び調査結果の報告に関するもの

6 人事関係に関するもの

7 前各号に掲げる行政文書に類するもので10年保存を必要とするもの

5年保存とするもの

1 予算、決算その他会計関係に関するもの

2 本庁等の内部管理に関するもの

3 本庁等の内部の参考資料に関するもの

4 市議会に提出したものその他の市議会対応に関するもの

5 請願、陳情等の処理の記録に関するもの

6 権利義務関係を生じない届出、報告等に関するもの

7 前各号に掲げる行政文書に類するもので5年保存を必要とするもの

3年保存とするもの

1 権利義務関係を生じないもの

2 職員の研修及び厚生福利に関するもの

3 庁舎管理に関するもの

4 帳簿、台帳、名簿等で常時使用するもの

5 前各号に掲げる行政文書に類するもので3年間保管する必要があるもの

1年保存とするもの

1 軽易な照会、回答、報告、通知等に関するもの

2 1に掲げる行政文書以外で1年間保管する必要があるもの

その他

権利義務関係の消滅が確定するまでの期間

個人及び法人の権利義務の確定に関するもの

法令等の定める期間

法令等で保存期間が定められているもの

市長が保有する行政文書の管理に関する規則

平成18年3月6日 規則第9号

(平成22年4月28日施行)