○電子計算組織管理運営規程
平成18年3月6日
訓令第14号
市長部局
教育長並びに教育委員会の事務局及びその所管に属する教育機関
選挙管理委員会事務局
監査委員事務局
農業委員会事務局
上下水道部
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、電子計算組織の管理運営に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 電子計算組織 与えられた一連の処理手順に従って事務を自動的に処理する電子的機器の組織をいう。
(2) 個人情報 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第2条第1項に定める個人情報をいう。
(3) データ 電子計算組織による処理(以下「電子計算処理」という。)に適するよう形式化されたものをいう。
(4) 課 市長部局の課及び室、教育委員会の課及び室、出先機関、選挙管理委員会、監査委員及び農業委員会の事務局並びに上下水道部の課をいう。
(5) 課長 前号に定める課の長をいう。
(6) 主管課長 電子計算処理の対象となる事務を所掌する第4号に定める課の長をいう。
(7) 電子計算機器 演算、記憶、制御及びデータの出し入れの機能を有する電子的機器及び装置をいう。
(8) 記録媒体 入出力帳票、磁気テープ、磁気ディスク、フロッピーディスクその他のデータを記録している媒体をいう。
(9) ドキュメント システム設計書、操作手順書、プログラム説明書、コード一覧表その他の電子計算処理に関する取扱要領書及び仕様書をいう。
(電子計算組織総括管理者の設置)
第3条 電子計算組織の的確な管理及び運営を図るため、電子計算組織総括管理者(以下「電算組織総括管理者」という。)を置き、総合政策部長をもって充てる。
(電算組織総括管理者の職務)
第4条 電算組織総括管理者は、電子計算組織の管理及び運営に関する総括的な管理を行う。
2 電算組織総括管理者は、データの管理運用状況その他これに関連する設備の状態等について随時調査を行い、データ及びこれを電子計算処理して得られる情報(以下「データ等」という。)が的確に管理運用されるよう指導するものとする。
(電子計算組織管理責任者の設置)
第5条 電子計算組織の管理及び運営に関する事務を処理するため、電子計算組織管理責任者(以下「電算組織管理責任者」という。)を置き、総合政策部情報システム課長をもって充てる。
(電算組織管理責任者の職務)
第6条 電算組織管理責任者は、次に掲げる事務に従事する。
(1) 電子計算組織に係る企画及び推進に関すること。
(2) 電子計算組織に係る関係課との連絡調整に関すること。
(3) 電子計算機器の管理に関すること。
(4) その他電子計算組織の管理及び運営に係る事務処理に関すること。
(データ管理責任者の設置)
第7条 特定の事務を処理するために作成したデータ及びこれを電子計算処理して得られる情報(以下「特定事務のデータ等」という。)を管理するため、データ管理責任者を置き、主管課長をもって充てる。
(データ管理責任者の職務)
第8条 データ管理責任者は、次に掲げる事務に従事する。
(1) 電子計算組織に記録されているデータが、事務を処理するために必要かつ最小限のものであるかどうかを毎年1回調査すること。
(2) 前号の調査の結果、電子計算組織に記録されているデータのうち将来にわたって使用される可能性がないと認められるデータがあるときは、関係課長と合議し、決裁を経て、これを速やかに消去し、又は廃棄すること。
(3) 法に定める情報の使用、提供、開示、訂正及び利用停止に係る事務処理に関すること。
(4) 前3号に定めるもののほか、特定事務のデータ等の管理に関すること。
(データ取扱責任者の設置)
第9条 データ等を適正に取り扱うため、データ取扱責任者を置き、担当係長をもって充てる。
(データ取扱責任者の職務)
第10条 データ取扱責任者は、当該課で処理するデータ等の管理(データ管理責任者が行う事項を除く。)に関する事務に従事する。
(電子計算機器管理責任者の設置)
第11条 電子計算機器が設置されている課(2課以上で使用しているときは、電算組織総括管理者が決定した課。以下「電算機器設置課」という。)に、電子計算機器管理責任者(以下「電算機器管理責任者」という。)を置く。
2 電算機器管理責任者は、電算機器設置課の課長をもって充てる。
(電算機器管理責任者の職務)
第12条 電算機器管理責任者は、上司の命を受け、次に掲げる事務に従事する。
(1) 電子計算機器の運用に関すること。
(2) 電子計算機器の運用に伴うデータ等の保護に関すること。
(3) 電子計算機器を設置した場所に、関係職員以外の者が立ち入らないようにするため必要な措置を講ずること。
(4) 電子計算機器の使用状況を把握すること。
(電子計算機器操作者の設置)
第13条 電子計算機器により、特定事務のデータ等を使用する課(以下「データ利用課」という。)に、電子計算機器操作者(以下「電算機器操作者」という。)を置く。
2 電算機器操作者は、当該データ利用課長が電算組織総括管理者の承認を得て当該課の職員のうちから指定する。
(電算機器操作者の職務)
第14条 電算機器操作者は、上司の命を受け、電子計算機器の操作に従事する。
(電子計算処理計画の申出)
第15条 主管課長は、その所掌する事務に関し翌年度に新たに電子計算処理をしようとするとき、又は電子計算処理の内容を変更しようとするときは、毎年10月末日までに電子計算処理計画申出書を電算組織総括管理者に提出しなければならない。ただし、緊急かつやむを得ないと認められるものであるときは、その都度申出をすることができるものとする。
(電子計算処理計画の審査)
第16条 電算組織総括管理者は、電子計算処理計画の申出を受けたときは、次に定める基準により内容を審査するものとする。
(1) 市民の福祉の増進に寄与するものであること。
(2) 個人情報を不当に侵害するおそれがないものであること。
(3) 行政事務の近代化又は事務能率の向上に資するものであること。
(4) 市の発展計画又は事務の改善計画と整合するものであること。
(5) 電子計算組織の稼働状況との関連において、現に電子計算処理している他の業務の処理に支障が生じないものであること。
(実施計画等)
第17条 電算組織総括管理者は、前条の規定による審査を終了したときは、電子計算処理の実施計画を策定するとともに、その結果を主管課長に通知するものとする。
2 主管課長及び電算組織管理責任者は、前項の実施計画に基づいて電子計算処理することが困難であると認められる事態が生じたときは、遅滞なく協議の上、当該実施計画を変更する等必要な措置を講じなければならない。電子計算処理実施中のものを変更しようとする場合についても、同様とする。
(システムの開発及び設計)
第18条 電子計算処理システムを開発し、及び設計するに当たっては、その目的を明確にし、事務内容の調査分析を綿密に行うとともに、次に掲げる事項に留意し、電子計算組織を有効に運用するよう努めなければならない。
(1) 長期的な展望及び総合的な観点から、関連する他のシステムとの調和を図ること。
(2) 電子計算組織の特性を生かし、これを効率的に運用すること。
(3) 処理の正確性を確保すること。
(4) システムの拡張又は変更が容易であるように、標準的な手法を用いること。
(協力及び助言等)
第19条 第15条の規定により電子計算処理することを計画された事務に関連のある課長は、当該電子計算処理に必要な資料の収集、事務内容の調査分析、システム設計等に協力しなければならない。
2 電算組織管理責任者は、電子計算組織の効率的な運営を推進するために必要があると認めるときは、各課の事務処理方法等について助言し、及び指導することができる。
(電子計算機器の操作制限)
第20条 電子計算機器は、第13条に規定する電算機器操作者でなければ操作してはならない。
2 電子計算機器は、次に掲げる場合を除き、みだりに操作してはならない。
(1) 実施計画に基づく業務の処理をするとき。
(2) プログラムの生成又は保守を行うとき。
(3) データ管理責任者が承認した事務を処理するとき。
(4) 職員の教育訓練又は操作訓練を行うとき。
(5) 電子計算組織の調整又は整備を行うとき。
(6) 電算組織総括管理者が特に必要と認めたとき。
(電子計算機器によるデータ検索等の規制措置)
第21条 電算組織総括管理者は、次に掲げることを防止するために必要な技術的措置を講じなければならない。
(1) 当該課の事務処理に必要なデータ以外のデータの検索
(2) 電子計算機器による不当なデータの改変
(3) 電算組織総括管理者が承認した者以外の者による電子計算機器の使用
(ホストコンピュータ及びサーバの設置室への立入制限)
第22条 ホストコンピュータ及びサーバの設置室(以下「コンピュータ室等」という。)には、総合政策部情報システム課(以下「情報システム課」という。)の職員以外の者を立ち入らせてはならない。ただし、電算組織管理責任者の許可を得て立ち入らせる場合は、この限りでない。
2 前項ただし書の規定により情報システム課の職員以外の者が立ち入るときは、原則として情報システム課の職員が立ち会うものとする。
(保安措置)
第23条 コンピュータ室等には、火災その他の災害及び盗難に備えて、必要な措置を講じなければならない。
(保護データの指定)
第24条 電算組織総括管理者は、特別に保護すべきデータを指定するものとする。
(1) 個人情報
(2) 法令の規定により守秘義務を課せられているデータ
(3) 漏えいした場合、行政の信頼性を著しく阻害し、かつ、その円滑な執行を妨げるおそれがあるデータ
(4) 滅失し、又はき損した場合、その復元が著しく困難となり、行政の円滑な執行を妨げるおそれのあるデータ
3 データ管理責任者は、その所管に係るデータが前項各号のいずれかに該当すると認めるときは、保護データ指定申出書により電算組織総括管理者に申し出なければならない。
4 電子計算機器の画面には、当該事務処理終了後に、保護データが表示されていることのないようにしておかなければならない。
(保護データの管理)
第25条 電算組織総括管理者は、保護データを記録している記録媒体を、その重要度に応じて耐火保管庫に保管し、又は予備のファイルを作成する等、データの安全を確保するために必要な措置を講じなければならない。
2 電算組織総括管理者及び主管課長は、保護データの複写並びに保護データを記録している記録媒体の清掃及び廃棄をするときは、その内容が第三者に漏えいすることのないように必要な措置を講じなければならない。
(記録媒体の管理)
第26条 主管課長は、記録媒体を電算組織総括管理者が指定する保管用具に保管し、受払い及び保管に関する必要な事項を、台帳その他の文書に記録するものとする。
(ドキュメントの管理)
第27条 主管課長は、ドキュメントを原則として電算組織総括管理者が指定する場所に保管するものとする。
2 ドキュメントを当該業務の主管課以外の者に提示しようとするときは、電算組織総括管理者の承認を得なければならない。
(入出力帳票の管理)
第28条 主管課長は、保護データ及びこれを電子計算処理して得られる情報(以下「保護データ等」という。)の漏えいを防止するため、その管理に属する電子計算処理に係る入出力帳票を的確に管理しなければならない。
2 主管課長は、入出力帳票がき損、汚損、破損等により不要となった場合は、裁断、焼却等の方法により廃棄の措置を講じなければならない。
(保護データ等の漏えい禁止)
第29条 職員は、保護データ等を漏えいしてはならない。
(他の事務の用に供するデータの使用)
第30条 特定事務のデータ等を当該事務以外の事務に使用しようとするときは、当該特定事務のデータ等を使用しようとする課長は、当該特定事務のデータ等を所管するデータ管理責任者の承認を得なければならない。
2 前項の規定による承認を与えようとするときは、当該承認を与えようとするデータ管理責任者は、あらかじめ電算組織管理責任者に協議しなければならない。
(外部へのデータ等の提供)
第31条 データ等を外部に提供するときは、当該データ管理責任者は、特定事務のデータ等の提供に関する協議書により、あらかじめ電算組織管理責任者に協議しなければならない。
2 法令の特別の規定に基づきデータ等を外部提供する場合には、当該データ管理責任者は、当該データ等に係る個人情報の保護に関し留意するものとする。
(業務の委託に伴うデータ等の保護の協議)
第32条 主管課長は、その所掌する事務を外部に委託して電子計算処理しようとするときは、当該委託に伴うデータ等の保護に関し、業務委託に伴うデータ等の保護に関する協議書により、あらかじめ電算組織管理責任者に協議しなければならない。
(委託に係るデータ等の管理)
第33条 主管課長は、委託に係るデータ等の的確な管理を図るため、データ等受払簿を備え、授受、搬送、処理等の段階において、外部漏えい、滅失、損壊等のないように努めなければならない。
(プログラム等の作成委託)
第34条 主管課長は、プログラム等の作成を委託する場合は、使用するファイルの種類及び機能、入出力帳票の種類、様式等を仕様書において明確に指示し、必要に応じて、作成されたプログラム等の内容を確認するものとする。
(個人データ開示等の事務の処理)
第35条 法に基づく情報の提供、開示、訂正及び利用停止に関する事務は、特定事務のデータ等を所管するデータ管理責任者が所掌するものとする。
2 当該データ管理責任者は、この事務を処理するに当たっては、電算組織管理責任者に協議しなければならない。
(補則)
第36条 この訓令に定めるもののほか、電子計算組織の管理運営に関し必要な事項は、電算組織総括管理者が定める。
附則
この訓令は、平成18年3月6日から施行する。
附則(平成22年4月27日訓令第6号)
この訓令は、平成22年4月28日から施行する。
附則(平成26年7月1日訓令第9号)
この訓令は、平成26年7月1日から施行する。
附則(平成27年3月31日訓令第8号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月28日訓令第2号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日訓令第1号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令第8号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。