(趣旨)

第1条　久慈市教育委員会における行政文書の管理に関しては、久慈市教育委員会が保有する行政文書の管理に関する規則(平成18年久慈市教育委員会規則第7号。以下「教育委員会文書規則」という。)その他別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(行政文書の作成及び保存)

第3条　所掌事務の処理に当たっては、事務処理の内容等を正確かつ簡明に記録した行政文書を作成するとともに、検索しやすいように整理し、必要な期間保存しなければならない。

(行政文書の作成方法)

第4条　行政文書を作成する場合は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)により平易簡明な口語体にしなければならない。

(公文の作成)

第5条　久慈市教育委員会公文例式規程(平成18年久慈市教育委員会訓令第3号)第1条に掲げる公文の作成については、前条に定めるもののほか、久慈市教育委員会公文例式規程に定めるところによらなければならない。

(文書管理者)

第6条　教育委員会文書規則第3条第2項に定める文書管理者は、次に掲げる事務を処理するものとする。

(文書管理主任)

第7条　教育委員会文書規則第3条第3項に定める文書管理主任は、課長等が所属職員のうちから指名するものをもって充てる。

(郵便物等の受領及び配布)

第8条　事務局に送達された郵便物及び電報並びに託送等によって送達された行政文書(以下「郵便物等」という。)(課等に直接送達されたものを除く。)並びに物品は、教育総務課において受領し、次に定めるところにより配布しなければならない。

(郵便料金の未払又は不足の郵便物の処理)

第9条　郵便料金の未払又は不足の郵便物が送達された場合において、公務に関し特に必要と認められるときに限り、その未払又は不足の郵便料金を納付して受領することができる。

(行政文書等の処理)

第10条　教育総務課から配布を受けた行政文書及び各課等で直接受領した行政文書は、文書管理主任が開封の上、文書管理システムに収受の内容その他所要事項を入力し、記録することにより収受するものとする。この場合において、当該行政文書が電磁的記録でないときは、文書管理主任は当該行政文書の下部余白に収受日付印を押印し、かつ、文書管理システムにより決定される番号を記載して収受しなければならない。ただし、軽易な行政文書については、文書管理システムへの記録を省略することができる。

(配布を受けた行政文書の取扱い)

第11条　文書管理主任は、前条の処理を終えた行政文書を速やかに課長等に回付しなければならない。ただし、軽易なもの、定例に属するものその他の回付を要しないと認められるものは、直接に当該事務の担当職員に配布することができる。

(返付)

第12条　文書管理主任は、第8条の規定により教育総務課から配布を受けた郵便物等及び物品が当該課等の主管に属さないものであると認められるときは、課長等の指示に従い、配布先についての意見を付して教育総務課に返付しなければならない。

(電子文書の受信等)

第13条　電子文書は、電気通信回線を利用して受信することができる。

(例規となる行政文書等の処理)

第14条　文書管理主任は、国の機関、県の機関等からの通達等で例規となる行政文書は、必要に応じて行政文書の上部余白に「例規」と朱書して処理の上、必要のあるものは、その写しを関係課等に配布しなければならない。

(起案の要領)

第15条　起案は、次に掲げる事項に留意して行わなければならない。

(起案の方法)

第16条　起案は、次条から第20条までに規定する場合を除き、原則として回議用紙(様式第2号)を用い、内容、理由及び経緯等の所要事項を記載の上、必要のあるものは、文案の前に起案の理由を記載し、文案の後に準拠法令の条文、参考書類及び予算関係等必要な事項を摘記し、又は添付しなければならない。

(余白及び帳簿処理)

第17条　内容の軽易なものについては文書の余白により、所定の様式のあるものについては教育総務課長が別に定める項目を記載した一定の帳簿を設けて起案することができる。

(例文処理)

第18条　同一の文案で処理することができるものについては、これを最初の回議案で例文として決裁を受け、前条の帳簿処理をすることができる。

(電話又は口頭の処理)

第19条　電話又は口頭で受けた事項は、電話(口頭)受付票(様式第3号)を用いて処理することができる。

(付箋用紙処理)

第20条　軽易な照会又は連絡に関するもの及び行政文書の不備、違式、差出人の申出等によって返付するものは、付箋用紙(様式第4号)を用いて処理することができる。

(特殊取扱いの表示)

第21条　回議案で施行上特殊取扱いを要するものの表示及びその内容は、次に定めるところによるものとし、朱書等により表示しなければならない。

(決裁)

第22条　回議案は、久慈市教育委員会代決専決規程(平成18年久慈市教育委員会訓令第1号)の定めるところにより決裁を受けなければならない。

第23条　秘密を要する回議案は、大型封筒に収め、その封皮に「秘」と朱書しなければならない。

(回議案の合議)

第24条　回議案で他課等に関係のあるものは、主管課長等(当該事務を担当する課長等をいう。以下同じ。)の決裁後に、関係課等の長に合議しなければならない。ただし、あらかじめ、関係課等の長と協議し、又は行政文書の写しを送付して意見を求めて、意見の調整ができた場合は、この限りでない。

(教育総務課長への合議)

第25条　回議案で次に掲げるものについては、主管課長等及び関係課等の長の決裁後に、教育総務課長に合議しなければならない。

(決裁後の処理)

第26条　決裁を完了した回議案(以下「原議」という。)は、決裁の日付を付して、決裁の年月日を明らかにしておかなければならない。

(行政文書の記号、番号等)

第27条　次の各号に掲げる行政文書には、当該各号に定める記号、番号等を記載しなければならない。ただし、法令に記号、番号等について特に指定されているもの、辞令、表彰状、契約書、書簡文等及び慣例により記号、番号等を必要としないものは、この限りでない。

(行政文書の日付)

第28条　行政文書の日付は、施行の日とする。ただし、特に期日に指定のあるものについては、この限りでない。

(行政文書の施行者名)

第29条　行政文書の施行者名は、事務局にあっては教育委員会名、教育機関にあっては教育機関の長名を用いなければならない。ただし、教育委員会規則、告示及び訓令並びに表彰状等並びに委任された事項については教育長名、軽易なものについては教育部長名又は課等の長名を用いることができる。

(公印の使用)

第30条　行政文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

(電子署名の付与)

第31条　電子文書には、公印の押印に代えて、電子署名を付与するものとする。

(事務担当課等名等の表示)

第32条　一般文書の下部余白には、当該行政文書に係る事務担当課等名、電話番号、必要に応じて担当職員の氏名等を記載しなければならない。ただし、別に定めるものについては、この限りでない。

(行政文書の再発行)

第33条　施行した行政文書について、紛失、汚損等のため同一のものを再発行する必要があるとき、又は誤字等のため訂正等をした上で再発行する必要があるときは、原議の余白にその旨を記載して課長等の承認を受けなければならない。

(浄書)

第34条　行政文書の浄書は、各課等において行うものとする。

(行政文書の発送)

第35条　行政文書は、決裁後、直ちに発送しなければならない。

(行政文書の送信)

第36条　行政文書(電子文書及び第30条第1項ただし書の軽易な行政文書に限る。以下この条において同じ。)は、前条の規定による発送に代えて、電気通信回線を利用して送信することができる。

(事務局における行政文書等の発送)

第37条　事務局における行政文書及び物品の発送は、教育総務課において行わなければならない。ただし、定期刊行物、小荷物等特殊な物品は、各課等において発送することができる。

(行政文書の整理、分類及び保管)

第38条　行政文書は、常にその所在を明らかにし、必要なときに速やかに取り出せるよう整理しておかなければならない。

(個人文書の管理)

第39条　職員が、検討資料を作成するために収集した関係資料、起案等に際しての下書き、業務の参考に供するために保有しているコピー等の個人文書は、行政文書と明確に区分して、必ず職員の机の引出し等に保管しなければならない。

(製本の要領)

第40条　完結文書の製本の要領は、次のとおりとする。

(簿冊の一覧表)

第41条　文書管理者は、毎年度、当該年度において製本した簿冊について、一覧表を作成しなければならない。ただし、設定した保存期間が1年のものについては、この限りでない。

(文書目録)

第42条　簿冊の表紙の次には、文書目録を付け、当該行政文書の右上部に索引番号を付さなければならない。ただし、設定した保存期間が1年のもの又は文書索引目次を付けないことに相当の理由があるものについては、この限りでない。

(完結文書の引継ぎ等)

第43条　文書管理者は、保管期間を経過した完結文書で引き続き保存を要するものを、教育総務課長が指定する日に、教育総務課長に引き継がなければならない。

(保存文書の管理)

第44条　前条第1項の規定により引継ぎを受けた行政文書は、書庫に保存しなければならない。

(電磁的記録の保存方法)

第45条　教育委員会文書規則第7条第2項の規定に基づき、記録媒体の変換を行った場合は、文書管理者の承認を得た後に、他の媒体に変換する前の媒体に記録されている行政文書を廃棄しなければならない。

(職員の保存文書の貸出し等)

第46条　職員は、保存文書の貸出しを受けようとするときは、保存文書貸出票(様式第8号)に所要事項を記載の上、教育総務課長に提出し、その承認を受けなければならない。

(保存期間が終了した行政文書の廃棄)

第47条　課等で保管している完結文書で、保管又は保存を必要としないものを廃棄する場合は、文書管理者の承認を得なければならない。

(保存期間の特例)

第48条　台帳等で常時更新されるものについては、更新の都度、保存期間が見直されたものとみなす。

(行政文書の廃棄方法)

第49条　教育総務課長は、廃棄する行政文書のうち、個人情報の保護等の観点から他に漏れて支障のあるもの又は印影を悪用されるおそれのあるものについては、消除、裁断、焼却等の処理をしなければならない。

(行政文書の保存期間終了前の廃棄)

第50条　教育委員会文書規則第6条第3項ただし書の規定に基づき設定した保存期間の終了前に行政文書を廃棄することができる場合は、個人情報等で所掌事務の遂行に必要な限度で保有すべきものについてその保有期間が当初想定したより短縮された場合又は保有目的が失われた等の客観的な理由がある場合でなければならない。

(補則)

第51条　この訓令に定めるもののほか、行政文書の管理に関し必要な事項は、教育長が定める。